Deyanira Sánchez

La importancia de la gestión de proyectos en la empresa

La importancia de la gestión de proyectos en la empresa

La gestión de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Esta se ha vuelto aún más importante en la actualidad, ya que las empresas enfrentan desafíos complejos y cambiantes. 

La gestión de proyectos consiste en organizar y llevar a cabo múltiples proyectos a nivel organizacional, implementando procesos estandarizados que sirvan para optimizar la administración de los diferentes elementos interdependientes que puedan existir entre los distintos proyectos, asegurando que estos  se cumplan dentro del tiempo y del presupuesto inicialmente estimado.(2).

Entre las ventajas más importantes, podemos destacar (2):

  1. La alineación entre los objetivos del negocio con los objetivos de los proyectos
  2. La asignación adecuada de recursos
  3. La disminución de gastos
  4. El  planteamiento realista del alcance y los presupuestos
  5. Permite mantener un seguimiento de calidad
  6. Ayuda a las empresas a implementar sus diferentes estrategias en todas las áreas funcionales y de cara al exterior.

Para una mejor comprensión, veamos algunas definiciones:

¿Qué es un proyecto?

El Project Management Institute (PMI), asociación profesional de gestores de proyectos que se encarga de la certificación PMP (Project Management Professional),define el proyecto como un emprendimiento temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio (3).

La gestión de proyectos se basa en la aplicación de conocimientos, técnicas, herramientas y habilidades a las tareas de los proyectos para asegurar el éxito de su ejecución (5).

¿Qué objetivos persigue la gestión de proyectos?

Según el PMI, la gestión de proyectos tiene como objetivos (3):

  1. Satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas que intervienen en los proyectos y así incrementar sus probabilidades de éxito.
  2. Entregar los productos, servicios o resultados del proyecto de manera adecuada y en el momento oportuno.
  3. Optimizar la utilización de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
  4. Gestionar y equilibrar las restricciones de los proyectos: alcance, calidad, coste, recursos y cronograma.

¿Qué es la metodología PMI?

Es un enfoque estructurado y estandarizado para la gestión de proyectos, desarrollado por el Project Management Institute (PMI). Esta metodología se basa en el marco de referencia del Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que establece los estándares y mejores prácticas para la gestión de proyectos en todas las etapas de su ciclo de vida. 

La metodología PMI se divide en cinco grupos de procesos interconectados y secuenciales que abarcan el ciclo de vida completo del proyecto: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre 1

Cada grupo tiene su propio conjunto de objetivos y resultados, y los procesos están diseñados para trabajar juntos en el logro de estos objetivos (1).

Los cinco grupos de procesos clave del método PMI:

  1. Inicio: Este grupo de procesos es necesario para definir un nuevo proyecto. Incluye la autorización del proyecto y la definición de su alcance y objetivos (12).
  2. Planificación: Este grupo de procesos determina el alcance del proyecto, su cronograma, costos y recursos necesarios. Además, se establecen los riesgos y se planifican las acciones para mitigarlos (1-2).
  3. Ejecución: Este grupo de procesos se encarga de llevar a cabo las tareas y actividades planificadas, así como de gestionar los recursos asignados al proyecto (1-2).
  4. Control y Seguimiento: Este grupo de procesos se enfoca en garantizar que el proyecto se desarrolle de acuerdo con el plan establecido, identificando y corrigiendo desviaciones (1-2).
  5. Cierre: Este grupo de procesos se encarga de finalizar el proyecto, entregar los productos o servicios y realizar la evaluación final (1-2).

Cada uno de estos grupos de procesos está compuesto por diferentes procesos específicos que se llevan a cabo en cada etapa del proyecto (1-2)

Los 49 procesos de la dirección de proyectos según la Guía del PMBOK 6ª edición son los que se observan en este  enlace.

¿Cómo se garantiza la correcta gestión de proyectos?

Mediante la implementación de una serie de prácticas y procesos bien definidos que abarcan desde la planificación inicial hasta el cierre del proyecto. Estos procesos están diseñados para asegurar que los proyectos se completen de manera efectiva, eficiente y en línea con los objetivos estratégicos de la organización. 

A continuación, se detallan algunos de los aspectos clave para garantizar una correcta gestión de proyectos:

  1. Establecimiento de Expectativas Claras: Es fundamental establecer expectativas adecuadas en torno a lo que se puede entregar, cuándo y por cuánto presupuesto. Esto ayuda a evitar malentendidos y asegura que todos los involucrados tengan una comprensión clara de los objetivos del proyecto (1).
  2. Planificación y Proceso Adecuados: La planificación proactiva y el seguimiento de un proceso ordenado y fácil de entender son esenciales para evitar la gestión caótica y la duplicación de tareas. Un proceso adecuado ayuda a aclarar roles, racionalizar procesos e insumos, anticipar riesgos y crear los controles y balances necesarios para mantener el proyecto alineado con los objetivos (1).
  3. Supervisión Continua: La gestión de proyectos implica una supervisión continua para garantizar que el progreso del proyecto se realice correctamente en comparación con el plan original. Esto es fundamental para mantener el proyecto por el buen camino y realizar ajustes oportunos cuando sea necesario (1).
  4. Cierre de Proyecto: El cierre exitoso de un proyecto implica la realización de actividades clave y pasos fundamentales que aseguran que todos los aspectos del proyecto se hayan completado satisfactoriamente y que los resultados se entreguen de forma exitosa (2).
  5. Uso de Software de Gestión de Proyectos: Invertir en un software de gestión de proyectos puede terminar con el aislamiento y alinear a todos con las principales visiones y objetivos de la organización. Esto permite una colaboración de alto nivel y ayuda a priorizar el trabajo más importante (3).
  6. Alineación Estratégica: La gestión de proyectos permite alinear los proyectos con la estrategia del negocio, impulsando así la estrategia de la empresa y asegurando que los recursos se destinen en la dirección más adecuada y en el momento más oportuno (4).
  7. Mejora Continua: Aprender continuamente de los esfuerzos anteriores, tanto positivos como negativos, y aplicar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores es crucial para la mejora continua en la gestión de proyectos (5).

Implementando estos aspectos clave, las organizaciones pueden garantizar una gestión de proyectos efectiva, eficiente y alineada con sus objetivos estratégicos, lo que a su vez contribuye al éxito general de la empresa.

Este artículo ha sido escrito con la ayuda de IA Perplexity
Metodología:
- Formulación de preguntas
- Lectura y reescritura (humana y/o con apoyo de la IA)
- Organización final,y revisión del artículo (humana y manual), manteniendo enlace a las fuentes. 

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